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Projekten
Date
November 11, 2025

LivAI-gesteuerte Rechnungsfreigabe & Skonto-Automatisierung

Für einen österreichischen Maschinendistributor (ein mittelständisches KMU) war der Eingangsrechnungs-Prozess chaotisch. Rechnungen trafen als PDF per E-Mail (rechnung@) ein und mussten vom Buchhaltungsteam manuell klassifiziert und zur Freigabe an verschiedene Abteilungsleiter (Einkauf, IT, Facility Management) weitergeleitet werden.

Dieser manuelle Weiterleitungs-Prozess führte zu Freigabeverzögerungen, verlorenen Rechnungen und dazu, dass nahezu alle Skonto-Möglichkeiten verpasst wurden.

Die Lösung war der Einsatz von LivAI als zentrale Intelligenz des gesamten Freigabe-Prozesses, orchestriert durch n8n-Automatisierungs-Workflows.

 

Intelligente Prozesssteuerung durch LivAI

 

  • LivAI Datenextraktion (NLP): LivAI liest automatisch jede E-Mail und jeden PDF-Anhang, der an rechnung@ gesendet wird. Es extrahiert nicht nur einfache Daten wie “Gesamtbetrag” oder “Datum”, sondern analysiert auch den Rechnungsinhalt (Positionsdaten).
    • Beispiel: Es erkennt Positionen wie “3x Dell Monitor P2422H” oder “100L Motoröl 5W-30”.
  • Intelligente Klassifizierung & Weiterleitung: Basierend auf dem Rechnungsinhalt oder dem Lieferanten weiß LivAI autonom, wer diese Rechnung freigeben muss.
    • Regel 1: Wenn die Rechnung “Dell” oder “Monitor” enthält -> Freigeber = “Herr Huber (IT-Leiter)”.
    • Regel 2: Wenn die Rechnung “Motoröl” oder “Ersatzteile” enthält -> Freigeber = “Frau Gruber (Einkaufsleiterin)”.
  • LivAI-gesteuerter Freigabe-Workflow: Basierend auf der Klassifizierung (z.B. “IT-Kosten”) stößt LivAI den korrekten Freigabe-Workflow (via n8n) an. Der Manager erhält eine Aufgabe (z.B. in MS Teams) mit den Schaltflächen “Freigeben” oder “Ablehnen”.
  • Proaktive Skonto-Überwachung: LivAI liest die Zahlungsbedingungen: “Zahlbar bis 30 Tage netto, 10 Tage 2% Skonto”. Wenn der Freigabeprozess länger als 5 Tage dauert und die Skonto-Möglichkeit gefährdet ist, sendet LivAI eine automatische Erinnerung an den ausstehenden Manager.
  • Vorbereitete Buchungsdaten (Steuerberater): Sobald eine Rechnung freigegeben ist, bündelt LivAI die Daten (PDF, Freigabeprotokoll, extrahierte Buchungsdaten) und stößt den Transfer zur Buchhaltungssoftware des Steuerberaters (z.B. BMD oder RZL) an.

Dieses Projekt reduzierte den manuellen Arbeitsaufwand der Buchhaltung um 80%, eliminierte Mahngebühren und generierte jährlich Tausende von Euros an Skonto-Einsparungen.