Intelligente Beschaffung & Lieferanten-Analyse (LivAI + LivaERP)

Für einen mittelständischen technischen Händler war die Beschaffung von zeitkritischen Bauteilen ein manueller Engpass. Das LivaERP-System verwaltete zwar die Lagerbestände und Lieferanten-Stammdaten, der eigentliche Einkaufsprozess war jedoch reaktiv und zeitaufwändig.

Sobald das LivaERP einen Mindestbestand meldete, musste der Einkauf manuell E-Mails an mehrere Lieferanten senden, auf unstrukturierte PDF-Angebote warten, Preise und (noch wichtiger) Lieferzeiten vergleichen und die Bestellung manuell im ERP anlegen.

Die Lösung war die Implementierung von LivAI als intelligente Steuerungsebene, die direkt mit dem LivaERP-Datenstamm verbunden ist.

Kernfunktionen & Intelligente ERP-Integration

• Trigger & Datendrehscheibe (LivaERP): Das LivaERP-System ist die “Single Source of Truth”. Es überwacht die kritischen Lagerbestände. Sobald ein definierter Meldebestand unterschritten wird, startet es automatisch und gezielt einen LivAI-Workflow für diesen spezifischen Artikel.
• Autonome Angebotsanfrage (LivAI): LivAI wird durch das ERP getriggert und kontaktiert vollautomatisch die im ERP hinterlegten Hauptlieferanten per E-Mail. LivAI fragt nach dem tagesaktuellen Preis und (entscheidend) der schnellstmöglichen Lieferzeit für die benötigte Menge.
• Intelligente Angebotsanalyse (LivAI): LivAI wartet auf die eingehenden Antworten (E-Mails, PDF-Anhänge). Die KI versteht diese unstrukturierten Dokumente, extrahiert präzise die Preise, Konditionen und vor allem die verbindlichen Lieferzeiten.
• KI-basierte Entscheidungsvorlage: LivAI erstellt eine klare Entscheidungsvorlage für den Einkaufsleiter. Statt 3 PDFs zu vergleichen, sieht der Mensch nur eine Zeile:
  • Lieferant A: 120€ (Lieferzeit: 4 Tage)
  • Lieferant B: 122€ (Lieferzeit: 1 Tag)
• Automatisierte Bestellerstellung (LivaERP): Der Einkaufsleiter klickt auf den bevorzugten Lieferanten (z.B. “Lieferant B” wegen der Dringlichkeit). LivAI erstellt daraufhin automatisch die fertige Einkaufsbestellung direkt im LivaERP-System. Die Bestellung ist bereits korrekt ausgefüllt (Lieferant, Artikel, Preis, Menge) und wartet nur noch auf die finale Freigabe.

Dieses “Human-in-the-Loop”-System reduzierte den manuellen Beschaffungsaufwand auf ein Minimum und gab dem Einkauf die Zeit zurück, strategisch statt reaktiv zu handeln.